今回は書類整理のテクニックについて。
「作業スペース確保のために片付けをしておくことが重要」
そこで、部屋や机の上が書類で埋まっているという方のために、書類整理のテクニックをお教えします。
領収書・レシートを始め、家電の取説や契約書、学校のプリントなど。
何もしていないと日々どんどん溜まっていく書類・紙類。
あなたはどんなふうに片付けていますか？
もし、何もしていなくて溜まっているなら、すぐに整理したほうが良いかもしれません。
というのも、書類が乱雑に散らかっていて、書類を探さないといけないような事態になってしまうと、それは無駄な時間になってしまうので。
そうなると、必要な時になったら読んだり使ったりする前に「探す」という工程が入ります。
それが１回２回なら良いですが、積み重なれば凄い時間のロスになってしまう。
塵も積もれば山となる…ですね。
そんなことになるのなら、普段から整理しておいたほうが良いでしょう。
効率が上がりますし、見た目もスッキリするなどメリットが多いですしね。
書類整理のテクニックと言えば様々ありますが、単純なルールをいくつか取り入れるだけでも普通に片付けることが出来ます。
複雑に考えるから、面倒くさくなってやらなくなるものなので。
書類整理のルールは３つだけ。
- 目的をはっきりさせて、必要ないものは捨てる
- カテゴリ分けして収納しておく
- 見出しを付けてシンプルに整理しておく
書類を整理する際にまず考えておくべきなのは、目的です。
その書類や領収書はどうして取っておくのか、明確化します。
必要ないと感じられたなら捨ててもいいですし、念のために取っておくなら、
「念のため」ファイルを作って、そこに収納しておくのも良いでしょう。
次にカテゴリ分け。
やり方は２パターンあって、下記のように分けて収納しておきます。
◆パターン１
- 確定申告に必要な書類
- 家計簿に使う領収書
- 困ったときにだけ使う取り扱い説明書と契約書
◆パターン２
- すぐに使うもの（現在）
- 明日や一週間後など近いうちに使う書類（利用予定）
- 既に終わったけれどまた必要になるもの（終了）
ここに入らないものは捨てるか、上記で挙げた「念のため」というカテゴリに収納しておきます。
最後に整理方法。
カテゴリ分けの仕方を決めたら、フラットファイルやチューブファイル等にファイリングします。
その際、見出しラベルを付けておくか、マジックで書いておきます。
あるいは、大きな封筒にまとめておくのも良いでしょう。
ポイントは、書類を立てておくこと。
書類整理が下手な人というのは、書類を寝かせて、上に積み上げていく傾向があります。
そんなことをしたら、下にあるものを取り出すのが面倒ですよね。
無理に取り出そうとすると崩れたり。
立てておけばすぐに取り出せますし、ファイルが多少増えても問題ありません。
このように整理しておけば、乱雑に積み上げられる書類から解放されます。
一箇所にまとめられるので、必要になったものもすぐに取り出せるようになるのではないでしょうか。
工夫次第で、簡単に整理できるようになります。
あなたもぜひ、今日から実践してみてください。
